Arquivos fiscais obsoletos ganham nova vida com a recuperação tributária

Recuperar créditos e ajudar as empresas a reduzir a carga tributária é um serviço que todo profissional da área deseja prestar. No entanto, é comum enfrentar dificuldades para obter a documentação necessária ao levantamento dos valores. O que muitos não sabem é que arquivos fiscais, hoje considerados obsoletos, podem ser facilmente gerados, solucionando esse problema e permitindo a quantificação dos créditos. Mas vamos começar do início...

A Recuperação de Créditos Tributários (RCT) é um mercado em expansão no Brasil. Não é à toa: enfrentamos uma carga tributária altíssima e nosso sistema é excepcionalmente complexo. Em meio a um emaranhado de normas e dezenas de obrigações acessórias, é muito fácil cometer deslizes, como recolher impostos, taxas ou contribuições de maneira indevida ou a maior. Isso abre um campo fértil para profissionais que se especializaram em detectar recolhimentos tributários indevidos, seja por descuido ou falta de conhecimento das empresas, seja porque existe a possibilidade de discutir judicialmente a legalidade ou a inconstitucionalidade de determinada norma tributária.

Todos ganham com a RCT. É uma área altamente rentável para o profissional tributário, que recebe honorários percentuais sobre o montante recuperado; é excelente para as empresas, porque recupera valores pagos indevidamente, reduz a carga tributária e possibilita que esses recursos sejam aplicados na melhoria do próprio negócio; e é importante para o País, visto que fomenta o setor de serviços, possibilita o crescimento ou a recuperação de empresas e permite a geração/manutenção de empregos, fazendo a roda da economia girar.

Para identificar créditos tributários é preciso realizar uma revisão fiscal, examinando os dados e verificando se houve pagamentos indevidos ou a maior. Essa revisão fiscal pode ser realizada de maneira manual, o que não é aconselhável, visto que é um método lento, dispendioso e sujeito a falhas humanas. O aconselhável é que o levantamento dos créditos seja feito de maneira eletrônica, através do carregamento de arquivos digitais para um sistema específico, que extrai e analisa informações a uma velocidade de milhares de linhas por segundo, identificando valores e fornecendo os cálculos atualizados. É o que chamamos de auditoria digital.

Na auditoria digital, o ser humano sai de cena no processo de identificação e quantificação dos créditos, cedendo lugar para um robô, preparado para apurar valores oriundos de pagamentos indevidos ou a maior, bem como recolhimentos passíveis de discussão judicial. Desta forma, a partir do levantamento eletrônico, o profissional de RCT pode trabalhar com múltiplas oportunidades, tanto na esfera administrativa quanto na judicial.

O problema é que, para levantar créditos é preciso ter documentos, e quem atua com RCT sabe que a obtenção dos arquivos necessários não é uma tarefa fácil. Os documentos normalmente estão arquivados com o escritório de contabilidade responsável ou com a própria empresa. Se a documentação estiver com a contabilidade, é muito comum que o profissional de RCT enfrente uma grande relutância por parte dos Contadores em entregar os arquivos solicitados, seja por falta de tempo, por receio de que seu trabalho seja revisto (e eventuais erros sejam detectados) ou por desconfiança dos profissionais que irão realizar os procedimentos de Recuperação dos Créditos Tributários. Por outro lado, se é a própria empresa que detém os documentos, a dificuldade pode estar na sua localização. Grande parte das empresas não possui organização para o arquivamento de seus dados, que costumam ficam espalhados em vários computadores distintos (sem um padrão definido), caixas de e-mail, drives particulares, entre outros. Esse é um problema sério, pois a simples formatação de um computador ou a demissão de um funcionário pode resultar na perda ou vazamento de várias informações importantes, expondo a empresa a riscos e impedindo o levantamento de eventuais créditos.

Existem algumas saídas para superar estes obstáculos. As mais conhecidas são a obtenção de uma procuração eletrônica com poderes para realizar o download de diversos documentos diretamente da Receita Federal ou a aquisição de soluções tecnológicas para buscar documentos fiscais dos últimos cinco anos. Mas existe uma possibilidade eficaz e sem custos: utilizar arquivos alternativos para o levantamento dos créditos tributários.

Por exemplo, na recuperação de PIS/Pasep e COFINS monofásicos ou ST para empresas optantes pelo Simples Nacional, é necessário analisar o cadastro dos itens comercializados, revisando a classificação fiscal de cada produto. Em seguida, deve-se auditar a movimentação da empresa à luz desta nova classificação fiscal, identificando se houve o recolhimento indevido do PIS/Pasep ou da COFINS sobre a venda de itens sujeitos ao regime monofásico ou à substituição tributária. Normalmente, estes dados são obtidos através dos arquivos XML dos documentos fiscais eletrônicos. Ocorre que muitas empresas não possuem estes arquivos organizados ou disponíveis, o que prejudica ou até mesmo impossibilita o levantamento dos créditos tributários.

Uma alternativa para o levantamento destes créditos é a geração dos arquivos SINTEGRA, contendo os Registros dos tipos 75 (Código de produto ou serviço), 54 (Itens do documento fiscal) e 60D (resumo diário dos itens) ou 61R (Resumo mensal do item). O arquivo SINTEGRA é normalmente gerado pelos sistemas fiscais das empresas e, apesar de não ser obrigatório em vários Estados, ele pode ser utilizado para o levantamento dos créditos tributários, uma vez que traz todos os dados necessários.

Outro exemplo é o levantamento dos créditos da Contribuição Previdenciária Patronal sobre verbas de natureza indenizatória, onde precisamos identificar na folha de pagamento da empresa quais verbas serão questionadas e, na sequência, quais foram os valores destas verbas nos últimos cinco anos. Estes dados podem ser extraídos dos eventos do e-Social, mas muitas empresas têm dificuldade em fornecer estes arquivos. Uma excelente alternativa é gerar o MANAD, contendo os registros 0000 (Identificação do estabelecimento), K001 (Abertura do Bloco K - folha de pagamento), K050 (Cadastro de trabalhadores), K150 (Rubricas) e K300 (Itens da folha de pagamento). Apesar de pouco conhecido, o MANAD é um arquivo digital que pode ser solicitado pelo Fiscal da Receita Federal do Brasil (RFB) para consolidar as informações do SEFIP/DIRF, e todo sistema de folha deve ser capaz de gerá-lo.

Concluindo, o profissional tributário deve estar em constante aprimoramento, adquirindo conhecimento para que consiga implementar seus projetos com sucesso. Saber quais dados são necessários para levantar os créditos e conhecer quais arquivos fiscais, contábeis e trabalhistas trazem tais informações é essencial para que os levantamentos não fiquem paralisados em virtude não obtenção de um determinado tipo de documento. Existem alternativas, arquivos que hoje são considerados obsoletos, mas que trazem todos os dados necessários à apuração dos créditos tributários e podem ser gerados pelos sistemas das empresas para essa finalidade. Como diz o velho ditado em latim “fac sapias et liber eris” – procura saber e serás livre.